Cómo las empresas de cacao pueden operacionalizar la evidencia de proveedores, la evaluación geoespacial, la trazabilidad de la producción y la presentación en TRACES

Nota del editor:

Un punto de geolocalización y una declaración del proveedor solían ser suficientes para considerar un envío como «preparado para el EUDR». Lo que los reguladores y compradores realmente quieren ver ahora no es solo información sobre quién produjo o suministró el producto y dónde se cultivó, sino también si la parcela estaba produciendo legalmente antes de la fecha de corte aplicable, cómo se evaluó el riesgo y si la documentación está suficientemente alineada como para superar una auditoría. La mayoría de los equipos de abastecimiento de cacao, café, aceite de palma, caucho, soja y madera todavía gestionan esto mediante hojas de cálculo e informes puntuales que quedan obsoletos rápidamente. El verdadero cuello de botella nunca fue recopilar datos: es garantizar que estén validados, conectados y listos para una auditoría. Este artículo también incluye las perspectivas de Michael Wijaya, Head of Data Collection and Climate en KOLTIVA, sobre cómo se lleva a la práctica este cambio. ¡Lee el artículo completo y habla ahora con nuestro experto!

Resumen Ejecutivo:

• El EUDR ha cambiado el papel de la trazabilidad en las cadenas de suministro de materias primas agrícolas y forestales de riesgo. Las empresas que comercializan productos regulados en el mercado de la UE o los exportan desde la UE deben poder demostrar que los productos correspondientes están libres de deforestación, han sido producidos legalmente y están cubiertos por una Declaración de Debida Diligencia. El Sistema de Información del EUDR de la Comisión Europea, basado en la plataforma TRACES, permite a los operadores y representantes autorizados crear, gestionar y presentar Declaraciones de Debida Diligencia, incluida la información de geolocalización que puede cargarse en formato GeoJSON.

• Para los equipos de compras y abastecimiento sostenible, esto significa que los datos de los proveedores ya no pueden permanecer desconectados de los flujos operativos. Los archivos GeoJSON, los documentos de legalidad, las referencias de las DDS de los proveedores, las órdenes de compra, los lotes de producción, los envíos de productos terminados, el estado de las presentaciones en TRACES y las referencias de las DDS para los agentes intermediarios deben estar conectados en un único proceso auditable. Nuestro modelo operativo para el EUDR posiciona a KoltiTrace como una plataforma central para la recepción de evidencias de proveedores, la validación geoespacial, la evaluación de riesgos, los flujos de mitigación, la gestión de las DDS/presentaciones en TRACES y el historial de auditoría.

• El verdadero desafío no es simplemente la trazabilidad, sino también el cumplimiento operativo: garantizar que solo los registros completos, aceptados, trazables y calificados en función del riesgo avancen hacia la preparación de la debida diligencia. Esto requiere controles de calidad de datos, validación de polígonos, flujos de corrección para proveedores, gestión de evidencias de legalidad, asignación de responsables para las excepciones, integración con ERP o Data Lake y un proceso confiable para recibir y registrar las referencias de las DDS.

Tabla de Contenidos

• Trazabilidad del cacao: del seguimiento del origen a la verificación basada en evidencias

• El problema oculto de la «trazabilidad sobre el papel»

• De la evidencia del proveedor a un registro de Debida Diligencia defendible

• De GeoJSON a DDS: por qué la calidad de los datos determina la preparación para el cumplimiento

• El desafío de la producción legal que la mayoría de las empresas subestima

• Construyendo un modelo inclusivo de proveedores sin reducir los estándares de cumplimiento

• El futuro del cumplimiento del EUDR es un sistema operativo, no una lista de verificación

Trazabilidad del cacao: del seguimiento del origen a la verificación basada en evidencias

La era de tratar la trazabilidad del cacao simplemente como un ejercicio de visibilidad ha llegado a su fin. Antes, se centraba únicamente en identificar a los proveedores, mapear cooperativas y acopiadores, y recopilar coordenadas a nivel de finca para demostrar de dónde provenían los granos. Este enfoque ayudó al sector a pasar de un abastecimiento opaco y de múltiples niveles hacia cadenas de suministro más transparentes. Pero la siguiente fase es mucho más exigente. Ante unas expectativas de mercado más estrictas, incluido el Reglamento de la UE sobre Productos Libres de Deforestación (EUDR), la trazabilidad ya no consiste simplemente en documentar el origen. Se trata de demostrar, envío por envío, que el cacao está libre de deforestación, ha sido producido legalmente, es trazable hasta el nivel de parcela sin mezclar volúmenes no trazados y está respaldado por datos capaces de resistir el escrutinio de reguladores, compradores y auditorías (Comisión Europea, s. f.).

Esto cambia la realidad operativa para los equipos de compras y abastecimiento sostenible. La trazabilidad ya no puede limitarse a un informe de sostenibilidad, una hoja de cálculo de proveedores o un panel estático. Debe convertirse en un sistema operativo que conecte la evidencia de los proveedores, la evaluación geoespacial, las decisiones de riesgo, la trazabilidad de la producción, las referencias de las DDS, el estado en TRACES y el historial de auditoría.

El mercado está dejando atrás la pregunta de si las empresas cuentan con trazabilidad. La pregunta que compradores y reguladores formulan cada vez más es si esa trazabilidad puede resistir el escrutinio. ¿Puede una empresa demostrar de dónde provino el producto, cómo se evaluó el riesgo, qué evidencias respaldan la decisión y cómo están vinculadas esas evidencias a un envío específico? Esa es la diferencia entre la recopilación de datos y el cumplimiento operativo.

Por eso, la trazabilidad debe trasladarse tanto hacia las etapas iniciales, integrándose en la incorporación de proveedores, como hacia las etapas posteriores, abarcando los flujos de producción, envío y aduanas. Si la evidencia de los proveedores está incompleta, los polígonos son inválidos, las referencias de las DDS no pueden vincularse al envío correcto o el estado de cumplimiento no es visible cuando las mercancías están listas para ser trasladadas, la preparación para el EUDR se convierte en un riesgo para la continuidad del suministro, y no solo en una cuestión de informes de sostenibilidad.

Este modelo operativo comienza con una pregunta más exigente: ¿puede cada envío de cacao rastrearse hasta la parcela de cada productor, pasando por la cooperativa o el acopiador, con evidencias verificadas de los proveedores, geolocalización a nivel de parcela, documentación de legalidad, registros de transacciones, decisiones de riesgo y resultados de debida diligencia, todos vinculados al mismo lote?

El problema oculto de la «trazabilidad sobre el papel»

Muchas empresas ya cuentan con piezas útiles de evidencia para el cumplimiento: listas de productores, archivos GeoJSON, documentos de certificación, registros de legalidad, órdenes de compra, registros de lotes, declaraciones de proveedores y referencias de las DDS. El problema es que estos registros suelen estar distribuidos en diferentes sistemas, equipos y flujos de trabajo. Un archivo de proveedor en una bandeja de entrada de correo electrónico, una orden de compra en el ERP, un registro de lote en producción y una referencia de DDS en una hoja de cálculo pueden ser útiles por separado. Sin embargo, en conjunto, aún pueden no generar una cadena de evidencias sólida y defendible.

Un registro de trazabilidad se vuelve útil desde el punto de vista operativo cuando conecta la evidencia del proveedor con la realidad física y comercial del producto. El modelo de plataforma EUDR de Koltiva aborda esta fragmentación al integrar la evidencia de proveedores, la evaluación geoespacial, la trazabilidad de la producción y la presentación directa en TRACES en un único entorno integrado.

Michael Wijaya, Head of Data Collection & Climate en KOLTIVA, afirmó: «Muchas organizaciones ya cuentan con gran parte de los datos necesarios para el cumplimiento del EUDR. El verdadero desafío es operacionalizarlos, conectando la evidencia de los proveedores, las evaluaciones de riesgos, los registros de producción, los datos de los envíos y los flujos de trabajo de debida diligencia en un proceso fluido y auditable que respalde tanto los requisitos regulatorios como las operaciones diarias de abastecimiento. Una implementación exitosa del EUDR requiere que las organizaciones gestionen múltiples componentes de cumplimiento en paralelo, incluida la documentación de proveedores, la validación de geolocalización y polígonos, las evaluaciones de deforestación y legalidad, la trazabilidad de la producción, la preparación de las DDS, la presentación en TRACES y el mantenimiento de registros preparados para auditorías. La clave es garantizar que estos elementos permanezcan integrados, trazables y verificables en toda la cadena de suministro».

«Nuestra plataforma de trazabilidad plantea esto como una plataforma operativa para el EUDR, en lugar de otra capa manual de cumplimiento. KoltiTrace recibe y valida la evidencia de los proveedores, evalúa los riesgos de deforestación y legalidad, gestiona las medidas de mitigación, vincula las entregas de materias primas con los envíos de productos terminados, genera las DDS y mantiene registros de cumplimiento preparados para auditorías a lo largo de toda la cadena», añadió Michael. 

De la evidencia de los proveedores a un registro de Debida Diligencia defendible

Para los equipos de compras y abastecimiento, una de las transiciones más difíciles consiste en convertir la evidencia a nivel de proveedor en una garantía a nivel de envío. Un proveedor puede presentar un archivo GeoJSON. Otro puede proporcionar certificados. Otro puede facilitar números de referencia de DDS de un operador anterior en la cadena. Algunos proveedores pueden contar con sus propios sistemas digitales, mientras que otros aún pueden depender del correo electrónico, hojas de cálculo o cargas manuales. En las cadenas de suministro globales de materias primas, esta variación es normal. El sistema de cumplimiento debe ser lo suficientemente flexible como para aceptar evidencias de proveedores provenientes de diferentes canales, pero lo suficientemente riguroso como para generar un único registro bajo control.

Michael señala, «Aquí es donde muchas empresas enfrentan un riesgo oculto. La evidencia de los proveedores suele existir, pero está dispersa en diferentes formatos y sistemas. Los archivos de geolocalización pueden estar en correos electrónicos. Las órdenes de compra pueden estar en el ERP. Los registros de lotes pueden encontrarse en los sistemas de producción. Las referencias de DDS pueden registrarse manualmente. La documentación de respaldo puede almacenarse en carpetas de proveedores. Cuando estos registros no están conectados, las empresas pueden tener información, pero no control operativo».

Añadió que un proceso de EUDR defendible debe vincular la evidencia con la realidad comercial y física de la cadena de suministro. Esto significa que cada envío de un proveedor debe estar conectado con las órdenes de compra (PO), los identificadores de entrega, los datos de los materiales, los lotes de producción, los registros de envío y las referencias de DDS cuando corresponda. Nuestro modelo de plataforma de trazabilidad describe explícitamente la necesidad de conectar la evidencia de los proveedores y los datos de geolocalización de cada entrega con las PO y los identificadores de entrega, y posteriormente vincular la evidencia validada con los datos de producción y envío antes de generar la DDS y realizar la presentación en TRACES.

De GeoJSON a DDS: por qué la calidad de los datos determina la preparación para el cumplimiento

Los datos de geolocalización son fundamentales para la preparación ante el EUDR, pero no todos los datos de geolocalización están listos para la debida diligencia. Un polígono puede estar incompleto, duplicado, superpuesto, ser técnicamente inválido, no estar vinculado a un proveedor o estar en un formato que genere problemas en las etapas posteriores de presentación.

Por eso, la calidad de los datos debe controlarse antes de realizar la evaluación de riesgos y preparar la DDS. «Nuestro modelo propuesto de calidad de datos incluye comprobaciones de archivos y formatos, validaciones de polígonos y registros, flujos de corrección, notificaciones, reprocesamiento y conservación del historial de auditoría. También destaca la necesidad de validar los archivos GeoJSON en WGS84, identificar parcelas duplicadas, detectar superposiciones y geometrías no válidas, comprobar los atributos obligatorios y conservar el historial de versiones», señaló Michael. 

Esto es importante porque una mala calidad de los datos puede generar tanto riesgos de cumplimiento como riesgos operativos. Los polígonos inválidos pueden retrasar la evaluación. La falta de identificadores de proveedores puede impedir que la evidencia se vincule con la entrega correcta. Las parcelas duplicadas pueden distorsionar la visibilidad del abastecimiento. Los polígonos superpuestos pueden generar incertidumbre durante las auditorías. La ausencia de referencias de DDS puede romper la cadena de cumplimiento en las etapas posteriores.

El principio debería ser sencillo: solo los registros completos, aceptados y trazables deben avanzar hacia la evaluación de riesgos y la preparación de la DDS. Cualquier registro incompleto debe entrar en un flujo de corrección controlado, con responsables claramente definidos, notificaciones, reprocesamiento e historial de auditoría.

Para los equipos de compras, esto es más que una cuestión de higiene técnica. Es una salvaguarda para el acceso al mercado. Si los problemas de datos se detectan únicamente cuando un envío se acerca a la aduana, la empresa ya está expuesta. Si se detectan durante la incorporación del proveedor, pueden gestionarse de manera mucho más eficaz.

GeoJSON es necesario, pero la calidad de los datos determina la preparación

Los datos de geolocalización son fundamentales para la preparación ante el EUDR, pero no todos los conjuntos de datos de geolocalización están listos para la debida diligencia. La descripción de los archivos GeoJSON de la Comisión Europea para el Sistema de Información del EUDR establece que los archivos de geolocalización utilizan GeoJSON, longitud y latitud WGS84 en grados decimales y tipos de geometría definidos. También enumera errores comunes de GeoJSON, como polígonos abiertos, líneas que se cruzan, tipos de geometría no válidos, rangos de coordenadas no válidos, nombres de propiedades no válidos, archivos protegidos con contraseña y archivos que superan el límite de tamaño del sistema (Comisión Europea, 2025).

Esto es directamente relevante para el abastecimiento de cacao, ya que los datos geoespaciales deficientes pueden retrasar o comprometer la preparación para la debida diligencia. Los polígonos no válidos pueden impedir la evaluación. Las parcelas duplicadas pueden distorsionar la visibilidad del abastecimiento. Las superposiciones y las geometrías no válidas pueden generar incertidumbre durante la revisión. La ausencia de identificadores de proveedores, órdenes de compra (PO) o entregas puede impedir que los datos se vinculen con el envío correcto.

«Nuestro sistema realiza controles de calidad de los datos de los proveedores antes de introducirlos en el sistema EUIS para la generación de DDS. Estos controles abarcan la validación de archivos y formatos, así como de los datos de los polígonos y los flujos de trabajo de mitigación. Incluyen la validación de GeoJSON en WGS84, certificados y referencias de DDS de proveedores, identificadores de proveedores y órdenes de compra, polígonos cerrados, parcelas duplicadas, superposiciones, geometrías no válidas, atributos obligatorios, documentos, historial de versiones, notificaciones, reprocesamiento y conservación del historial de auditoría», señaló Michael.   

El principio es sencillo: solo los registros completos, aceptados y trazables deben avanzar hacia la evaluación de riesgos y la preparación de la DDS. Cualquier elemento incompleto debe entrar en un flujo de corrección controlado, con responsables definidos, notificación, corrección en origen, reprocesamiento y conservación del historial de auditoría. 

El desafío de la producción legal que la mayoría de las empresas subestima

Muchas conversaciones sobre el EUDR se centran en la deforestación, pero la producción legal es igual de importante. Un envío puede estar completamente libre de deforestación y aun así no cumplir los requisitos si no se puede demostrar que fue producido de conformidad con las leyes aplicables del país de origen. El Reglamento (UE) 2023/1115 exige que los productos pertinentes estén libres de deforestación, hayan sido producidos legalmente y estén cubiertos por una declaración de debida diligencia.

Para los equipos de abastecimiento, esto amplía lo que se considera evidencia. Dependiendo de la materia prima, la jurisdicción y el modelo de abastecimiento, la documentación de producción legal puede incluir derechos de tenencia o propiedad de la tierra, permisos y autorizaciones conforme a la legislación nacional, registros de cumplimiento ambiental, certificaciones y registros de cadena de custodia (Parlamento Europeo y Consejo de la Unión Europea, 2023).

El desafío es que esta evidencia está mucho menos estandarizada que los datos de geolocalización. Varía según el país, el tipo de proveedor, la materia prima y el sistema local de tenencia de la tierra. Esto hace que sea esencial contar con un marco estructurado de evidencias, en lugar de recopilar la documentación caso por caso.

Nuestra solución EUDR trata estas evidencias, como documentación de tenencia, permisos operativos y ambientales, certificaciones, registros catastrales, mapas y registros de cadena de custodia, como elementos de validación que alimentan directamente la evaluación de riesgos y las decisiones de debida diligencia.

Para los equipos de compras y sostenibilidad, la conclusión es que la verificación de la producción legal no puede quedar relegada a un anexo. Debe integrarse en el flujo de trabajo operativo: vinculada al registro del proveedor y de la parcela, revisada conforme a los criterios de riesgo y conservada junto con la decisión final.

Construyendo un modelo inclusivo de proveedores sin reducir los estándares de cumplimiento

Uno de los mayores riesgos de la implementación del EUDR es la exclusión de proveedores. Los proveedores más pequeños, los acopiadores, las cooperativas y las cadenas de suministro vinculadas a pequeños productores pueden no tener el mismo nivel de madurez digital que los grandes proveedores empresariales. Si los sistemas de cumplimiento están diseñados únicamente para proveedores altamente digitalizados, el acceso al mercado puede volverse más difícil para los actores que más necesitan apoyo.

Por lo tanto, un modelo operativo práctico para el EUDR debe admitir múltiples vías de participación de proveedores. Algunos pueden realizar sus envíos directamente a través de una plataforma. Otros pueden hacerlo mediante API o intercambio estructurado de datos. Otros pueden depender del correo electrónico, hojas de cálculo, cargas controladas o procesos de incorporación gestionados por el comprador. Cuando la calidad de los datos o el nivel de riesgo requieran garantías adicionales, se puede incorporar el mapeo de campo o la verificación independiente.

El modelo de agregación y verificación de datos de Koltiva permite a los proveedores participar a través de diferentes vías: proveedores cuyos datos se recopilan mediante KoltiTrace y KoltiSkills, proveedores suscritos directamente a KoltiTrace y proveedores que no utilizan KoltiTrace. Cuando la calidad de los datos del proveedor o el nivel de riesgo requieren garantías adicionales, KoltiVerify puede proporcionar una verificación adicional. Independientemente de la vía de incorporación, el modelo busca centralizar la evidencia, el estado de validación y las decisiones de cumplimiento en un único registro EUDR bajo un marco de control.

Esto es fundamental para un abastecimiento inclusivo. La flexibilidad en la etapa de recepción de datos no debe significar inconsistencia en la capa de cumplimiento. Los proveedores pueden presentar la información a través de diferentes canales, pero cada registro debe pasar por los mismos controles de evidencia, validación, evaluación de riesgos, mitigación y auditoría.

El futuro del cumplimiento del EUDR es un sistema operativo, no una lista de verificación

El cumplimiento del EUDR está impulsando a las empresas a replantearse la trazabilidad. El objetivo ya no es simplemente mapear proveedores o recopilar coordenadas de las fincas. El objetivo es operar cadenas de suministro verificadas y listas para el envío, en las que cada producto pertinente pueda vincularse con la evidencia del proveedor, la evaluación geoespacial, la documentación de legalidad, las decisiones de riesgo, las referencias de las DDS y el historial de auditoría.

Para los responsables de compras y abastecimiento sostenible, esto representa un cambio estratégico. El cumplimiento se está convirtiendo en parte de la ejecución de compras. La trazabilidad se está convirtiendo en parte de la arquitectura de datos empresarial. La participación de los proveedores se está convirtiendo en parte de la mitigación de riesgos. La preparación de las DDS se está convirtiendo en parte de la planificación de los envíos.

Muchas empresas iniciaron su proceso hacia el EUDR centradas en recopilar datos de geolocalización y documentación de proveedores. Lo que vemos ahora es un desafío diferente: operacionalizar esos registros. Las organizaciones que estarán mejor preparadas no serán necesariamente las que tengan más datos, sino aquellas capaces de conectar la evidencia de los proveedores, las decisiones de riesgo, la trazabilidad de la producción, los procesos de DDS y el historial de auditoría en un único flujo de trabajo bajo control.

Las empresas mejor preparadas para el EUDR no serán aquellas que tengan más hojas de cálculo o las carpetas de documentos más grandes. Serán aquellas con un modelo operativo controlado capaz de validar evidencias, gestionar excepciones, vincular los datos de las etapas iniciales con los productos de las etapas posteriores, generar resultados preparados para las DDS, devolver los números de referencia a los sistemas correspondientes y demostrar posteriormente cada decisión tomada.

Por lo tanto, la próxima generación de trazabilidad debe ser más que visibilidad. Debe ser verificable, operativa, conectada y preparada para auditorías. Ahí es hacia donde se dirige el cumplimiento del EUDR: de la trazabilidad como documentación a la trazabilidad como sistema operativo para un abastecimiento responsable.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué significa la trazabilidad del cacao preparada para el EUDR?

Significa que una empresa puede conectar la evidencia de los proveedores, la geolocalización a nivel de parcela, la documentación de legalidad, la evaluación de riesgos, los registros de producción y envíos, la preparación de las DDS, el estado de presentación en TRACES y el historial de auditoría en un único proceso defendible.

¿Por qué es importante la validación de GeoJSON para el EUDR?

Porque los archivos GeoJSON deben ser técnicamente compatibles con el Sistema de Información del EUDR. Errores como polígonos abiertos, geometrías no válidas, formatos de coordenadas incorrectos, nombres de propiedades no válidos o límites de tamaño de archivo pueden generar problemas de presentación y de debida diligencia.

¿Es suficiente recopilar coordenadas para cumplir con el EUDR?

No. Las coordenadas deben estar vinculadas a la identidad del proveedor, los registros de las parcelas, la evidencia de legalidad, la evaluación de riesgos, las órdenes de compra, los lotes de producción, los envíos, las referencias de DDS y los registros de auditoría para respaldar un proceso de debida diligencia defendible.

¿Por qué es importante la producción legal?

El EUDR exige que los productos se produzcan de conformidad con la legislación pertinente del país de producción. Esto puede requerir evidencias como documentación sobre el uso o la tenencia de la tierra, permisos, documentación ambiental, información catastral, certificaciones y registros de cadena de custodia, dependiendo del país y de la materia prima.

¿Qué deberían priorizar primero las empresas de cacao?

Priorizar la arquitectura de evidencias: incorporación de proveedores, validación de GeoJSON, evidencia de legalidad, identificadores de órdenes de compra y entregas, vinculación de lotes y envíos, flujo de trabajo de DDS, asignación de responsables para las excepciones y conservación de registros de auditoría.

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Editor: Gusi Ayu Putri Chandrika Sari, Social Media Practitioner en KOLTIVA

Experto en la materia: Michael Saputra, Head of Data Collection & Climate en KOLTIVA

Gusi Ayu Putri Chandrika Sari combina su experiencia en marketing digital y redes sociales con un profundo compromiso con la sostenibilidad, respaldado por más de ocho años de experiencia en comunicaciones. Su trabajo se centra en crear narrativas impactantes que conectan la tecnología, la agricultura y la responsabilidad ambiental. Le impulsa la pasión por promover prácticas sostenibles mediante contenidos atractivos y orientados a la audiencia en diversas plataformas digitales.

Michael Saputra es Head of Data Collection and Climate en KOLTIVA, donde lidera iniciativas que integran inteligencia climática con sólidos sistemas de datos de campo en cadenas de suministro agrícolas globales. Con experiencia en análisis geoespacial, monitoreo ambiental y trazabilidad digital, Michael garantiza que los datos recopilados desde el terreno, hasta el nivel de parcela agrícola, respalden el cumplimiento de marcos de sostenibilidad como el Reglamento de la Unión Europea sobre Productos Libres de Deforestación (EUDR). Su trabajo conecta la tecnología con la acción climática para ayudar a empresas y pequeños productores a construir cadenas de suministro resilientes, transparentes y libres de deforestación.

Recursos:

• European Commission. (2025). EUDR GeoJSON file description: Version 1.5. https://nli.gov.cz/wp-content/uploads/EUDR-EUDR-GEOJSON-FILE-DESCRIPTION-1.5_.pdf

• European Commission. (n.d.). Regulation on deforestation-free products. https://environment.ec.europa.eu/topics/forests/deforestation/regulation-deforestation-free-products_en

• European Parliament and Council of the European Union. (2023). Regulation (EU) 2023/1115 of the European Parliament and of the Council of 31 May 2023 on the making available on the Union market and the export from the Union of certain commodities and products associated with deforestation and forest degradation and repealing Regulation (EU) No 995/2010. EUR-Lex. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1115/oj/eng